Um dashboard de gestão de projetos é a ferramenta ideal para atender a necessidade de um gerenciamento bem feito de múltiplos projetos.
Recentemente temos visto uma crescente ênfase nesse tema e reflete o entendimento de gestores e suas equipes sobre o impacto que um bom gerenciamento de projetos pode ter em seus negócios.
Isso porque, se no passado o conceito de gestão de projetos parecia limitado a prazos e orçamentos, hoje já se sabe que o processo todo engloba um universo muito maior do que números e datas (basta ver todos os itens do PMBOK) – sem, obviamente, reduzir a importância desses quesitos. Vamos entender as razões disso.
Qual a importância da gestão de projetos
Em palavras simples, um bom gerenciamento realizado por um dashboard de gestão de projetos é importante porque permite que cada parte e processo de um negócio funcione de maneira mais eficiente.
Isto é, cada objetivo e entrega é realizado dentro do tempo e do orçamento previsto, com o mínimo de riscos e intercorrências envolvidos, e garantindo uma comunicação eficaz entre as partes interessadas.
Vale salientar que, hoje em dia, com a complexidade dos projetos e a quantidade de pessoas e detalhamento envolvido, facilita muito se o time utilizar uma ferramenta (como um dashboard de gestão de projetos) que dê conta de registrar, acompanhar e, inclusive, automatizar os dados, para que a gestão ocorra de forma mais fluida.
Benefícios de uma ferramenta com Dashboard de Gestão de Projetos
Quando sua equipe registra o trabalho em um dashboard de gestão de projetos, você tem acesso a todos os dados necessários para entender o que está funcionando bem, o que pode ser melhorado e como seus projetos se comparam às metas estabelecidas de saída.
Você pode acompanhar estatísticas importantes, como a porcentagem de projetos entregues no prazo, o número de tarefas atrasadas e a distribuição da carga de trabalho da equipe em cada fase e/ou projeto. Com essas informações em mãos, fica mais fácil tomar decisões baseadas em dados e otimizar continuamente a forma como os projetos são executados.
Vejamos alguns benefícios que um bom dashboard de gestão de projetos pode oferecer:
Economia de tempo e dinheiro
Começo pelo benefício mais óbvio: com um planejamento adequado, seu trabalho é entregue dentro do tempo e do orçamento ideais. Isso porque a gestão de projeto assegura uma mapeamento completo do que está por vir, possibilitando a correta alocação de recursos e pessoas, evitando atrasos e reduzindo a chance de imprevistos e/ou gastos inesperados.
Melhoria na comunicação interna
Trabalho em equipe pode ser bastante complicado. Por vezes, são muitas mentes diferentes que, embora busquem o mesmo resultado, podem trazer visões diferentes de como e quando alcançá-lo. A gestão de projetos pode diminuir as diferenças e os conflitos já que assegura uma maior transparência ao delegar e nomear responsabilidades entre os times e departamentos envolvidos.
Eficiência na tomada de decisão
Com todas as informações registradas, você tem um entendimento mais claro e profundo de todo o processo, incluindo para onde os recursos estão sendo encaminhados, quais estão sendo as prioridades e com que riscos está lidando. Trata-se de uma forma de prever o cenário ali adiante e tomar melhores decisões a respeito dos próximos passos.
Elevação de desempenho
A gestão de projetos é essencial para ajudar sua equipe a crescer com alto desempenho e aprimorar as práticas do time. Com base nos dados registrados e aprendizados de projetos realizados anteriormente, você consegue identificar com mais clareza os pontos fortes da equipe e as áreas que ainda podem ser melhoradas.
Além disso, ao acompanhar seus principais indicadores de desempenho (KPIs), você pode estabelecer metas personalizadas e monitorar o progresso ao longo dos projetos. Isso permite uma visão mais precisa do desempenho da equipe, ajudando a manter a eficiência e a evolução contínua de cada membro.
Dashboard de Gestão de Projetos
E, já que ter uma boa ferramenta de gestão de projetos faz toda a diferença,vamos conhecer uma na prática. Com a plataforma certa, fica mais fácil organizar o trabalho, acompanhar métricas importantes e garantir que sua equipe tenha tudo o que precisa para alcançar os melhores resultados.
Esta ferramenta de gestão de projetos é composta de várias abas que registram e automatizam todos os dados mais relevantes para o seu projeto.
Cadastro
Para começar, um cadastro com todas as informações essenciais do projeto, incluindo datas de início e fim, orçamento e responsáveis, isto é, o ponto de partida para qualquer gestão que se preze.
Cronograma
Em seguida, uma aba com o Cronograma. Esse cronograma apresenta cada fase do projeto, com a comparação entre as datas de início e término previstas e realizadas, o custo envolvido em cada etapa e até as lições aprendidas em cada uma – para iterações futuras.
Riscos
A análise de risco é um grande diferencial porque permite monitorar os riscos potenciais, com a probabilidade de ocorrência e o grau de severidade de cada um. A planilha vai fornecer o score e o status de cada risco automaticamente, de acordo com os dados lançados, para que nada passe despercebido.
Relatório e Dashboard
Então, tem-se um relatório que vai demonstrar todas as partes envolvidas, o status do projeto, os riscos relacionados, a quantidade e andamento das etapas, custos e resultados financeiros periódicos, além de todas as datas importantes.
E, por fim, para que tudo isso esteja visualmente acessível a toda a equipe associada, um dashboard completo informando todos os projetos inseridos (realizados, iniciados, em andamento, finalizados com atraso ou dentro do prazo), todos os scores de riscos, gráficos com status dos projetos, controle financeiros e acompanhamento e execução de cada um.
Recomendações
Uma ferramenta assim pode transformar a forma como sua equipe gerencia projetos – tornando tudo mais claro, eficiente e colaborativo. Mas, evidentemente, vale destacar que nem tudo que importa pode ser medido. Engajamento da equipe, colaboração, bem-estar no trabalho são exemplos de fatores que se pode perceber em gráfico, mas fazem toda a diferença no sucesso dos projetos.
Por isso, além dos números e KPIs tradicionais, é essencial prestar atenção no que não pode ser quantificado. Portanto, converse com sua equipe, colete feedbacks, crie um ambiente onde o sucesso não se resume apenas a prazos e entregas, mas também à motivação e ao alinhamento com os valores da empresa. No fim das contas, projetos bem-sucedidos são feitos por pessoas, e pessoas precisam ser valorizadas tanto quanto os resultados.
