Hoje vou te ajudar a criar o seu dashboard de controle de estoque e inventário. Ele é essencial para qualquer empresa que tenha que fazer o acompanhamento da entrada e saída de itens, produtos ou equipamentos, desde uma loja ou lanchonete até uma clínica ou indústria.
O que é um dashboard de estoque e inventário
Um dashboard de estoque e inventário no Excel é uma ferramenta que serve para consolidar as informações de entradas e saídas de produtos, o estoque mínimo e o estoque atual de cada item e o valor desses produtos em uma única tela.
Veja um exemplo de uma das ferramentas que temos disponível na nossa loja, o Dashboard de Estoque e Inventário em Excel:
Veja que esse dashboard tem algumas características:
- Foi criado para visualização em uma única tela
- Apresenta os principais indicadores da planilha (produtos, estoque mínimo, tempo médio, etc)
- É dinâmico e se atualiza de acordo com o preenchimento das tabelas de controle
- Tem gráficos que consolidam os dados ao longo do tempo de maneira visual
Os benefícios de usar uma planilha em Excel que tenha os seus dashboards de estoque
Dentre os benefícios de se utilizar um dashboard de estoque e inventário em Excel como esse que eu te mostrei, destacam-se:
- Acesso rápido a informações: Saiba exatamente o que está acontecendo com o seu estoque, quais itens precisam de reposição e se existe perda ou não.
- Melhoria na tomada de decisões: Com um panorama claro do estoque, identifique oportunidades e riscos, tomando medidas assertivas para minimizar perdas e evitar falta de algum produto.
- Acompanhamento de metas e objetivos: Um dashboard de estoque e inventário possibilita o monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs).
- Detecção de problemas e oportunidades: A visualização de dados facilita a identificação de tendências e padrões, permitindo que os gestores detectem problemas e explorem oportunidades de melhoria de processos.
Em resumo, um dashboard de estoque e inventário é uma ferramenta essencial para a gestão de itens, produtos ou equipamentos de forma eficiente em uma empresa, pois simplifica a análise de dados e auxilia na tomada de decisões estratégicas.
Mais abaixo vou te mostrar alguns exemplos de análises possíveis com o uso da planilha que acabei de te apresentar.
Como fazer um dashboard de estoque e inventário no Excel do zero
Se você leu o meu livro (Super guia de como criar dashboards incríveis no Excel), sabe que o principal método que eu uso para desenvolver qualquer dashboard é o IBARD:
Para chegar em no melhor desenho e resultado de um dashboard, sigo esses 5 passos:
- Indicadores
- Base de Dados
- Auxiliares
- Rascunho
- Dashboard
Deixa eu te mostrar como chegar nesse mesmo resultado usando como exemplo o principal painel de desempenho da planilha Dashboard de Estoque e Inventário em Excel.
1 – Indicadores
Como eu desenvolvi a planilha do zero, sem ter uma base de dados que direcionasse as minhas escolhas, optei por escolher os indicadores de estoque e inventário que julgo essenciais para qualquer negócio:
- Produtos
- Estoque mínimo
- Entradas de Produtos
- Saídas de Produtos
- Custo Médio
- Tempo Médio de Recebimento
- Status do Estoque
- Itens Auditados
- Percentual de divergência
2 – Base de Dados
Para chegar no resultado desses indicadores, organizei a minha tabela de controle da seguinte forma (esses são os itens que eu vou preencher na planilha cotidianamente para ter os resultados desejados):
- Data
- Produto
- Detalhes
- Funcionário
- Custo Unitário
- Quantidade
- Fornecedor
- Dias para Entrega
- Data de Entrega
- Estoque Estimado
- Custo Total
Repeti esse processo para fazer o controle das saídas também.
3 – Auxiliares
As tabelas auxiliares servem para criarmos os relatórios e, só para te mostrar um dos que eu criei nessa planilha, abaixo listo o relatório de entradas e saídas por produto (com um filtro para escolha do produto)
4 – Rascunho
Agora que eu já sei quais indicadores quero usar e também tenho os relatórios e fórmulas auxiliares prontos, posso passar para o dashboard.
Muitas vezes fazer o rascunho é um jogo de tentativa e erro e, por isso mesmo, gosto de usar o Excel sem me preocupar muito inicialmente. Basicamente após analisar a quantidade de indicadores e gráficos vou organizando o tamanho de linhas e colunas e pinto as bordas para gerar a organização que vai atender o dashboard.
5 – Dashboard
Agora que o rascunho foi montado é só criar as referências para os resultados corretos, pintar os indicadores com cores compatíveis (para gerar uma unidade), fazer formatações condicionais para resultados dinâmicos e adicionar os gráficos.
Dá um bom trabalho, mas idealmente o resultado final fica bem legal e útil para a sua organização acompanhar os resultados e tirar bons insights. Veja um exemplo do rascunho tomando forma:
Como analisar um dos painéis da planilha dashboard de estoque e inventário em Excel
Esse é o dashboard principal de análise de produtos individuais na planilha. Nele eu coloquei um campo para escolha do produto e preparei os dados para serem plotados automaticamente.
Algumas análises possíveis:
- Começando com os indicadores:
- Já dá para ver de cara que os itens em estoque não são suficientes para suprir a demanda da empresa
- Eles estão abaixo do mínimo e isso exige um novo pedido para repor, no mínimo, o que está faltando
- Também sabemos que o custo total foi de R$200 e isso pode ser usado comparativamente com outros produtos ou referência
- Agora, passando aos gráficos de coluna:
- As entradas e saídas indica como está a evolução mensal de pedidos e vendas ou uso
- Nesse caso a análise é pouca (só um mês) e indica que foi comprado mais do que o que foi usado, mas não o suficiente para suprir o estoque mínimo que é de 10
- Em seguida, vamos analisar os gráficos de rosca:
- O gráfico de % de custos mostra a representatividade do custo desse item em relação ao resto
- O gráfico de % de estoque mostra a representatividade do item no estoque em relação ao resto
Tutorial de Uso do Dashboard de Estoque e Inventário
Planilha: Dashboard de Estoque
Espero que com esse passo a passo você consiga montar o seu dashboard de estoque e inventário. No final das contas, você deve alterar os indicadores, gráficos e estrutura para a realidade da sua empresa.
Se você não tiver uma estrutura montada ainda, sugiro que você adquira a planilha Dashboard de Estoque e Inventário em Excel e poupe horas de trabalho com uma planilha 100% editável que vai te permitir uma análise completa do seu estoque
E se você quiser uma mãozinha para construir o seu próprio dashboard, você pode solicitar um orçamento aqui (clicando nesse link). Na página que se abrir, preencha o formulário com:
- Nome
- Objetivo da planilha
- Resultados desejados
- Arquivo modelo (que você já usa e quer melhorar)
Se quiser conhecer um pouco mais do meu trabalho com valores de referência, prazos, exemplos de trabalhos que desenvolvi, um pouco mais de mim e dos meus clientes no link acima.
