Hoje vou te mostrar o passo a passo de como fazer PROCV no Excel, um dos temas mais buscados e úteis quando se trata das funções disponíveis nessa ferramenta.
Se você já trabalhou com grandes quantidades de dados no Excel, deve ter percebido que encontrar informações específicas pode ser um desafio. É justamente aqui que a função PROCV (ou VLOOKUP, em inglês) brilha! Essa é uma das funções que uso e ensino no curso de dashboards em Excel.
A função PROCV no Excel, que significa “procurar verticalmente”, permite que você busque dados em colunas de uma tabela com base em um valor de pesquisa. Apesar de seu enorme potencial, muitos usuários se sentem intimidados por ela devido à sua aparente complexidade.
Mas não se preocupe, meu objetivo neste post é desmistificar a função PROCV e simplificar seu uso para você.
Fórmula para fazer PROCV no Excel
A função PROCV no Excel é usada para encontrar coisas em uma tabela ou em um intervalo por coluna e, por isso, é usada com frequência para criação de dashboards e relatórios. A sintaxe ou fórmula básica do PROCV é a seguinte:
=PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [intervalo_procurado])
Deixa eu te explicar cada um desses argumentos:
- valor_procurado: Este é o valor que você deseja procurar na primeira coluna de uma tabela ou intervalo. Pode ser um valor, uma referência a uma célula ou uma cadeia de texto.
- matriz_tabela: Este é o intervalo de células no qual o Excel deve procurar. O valor procurado será pesquisado na primeira coluna deste intervalo.
- núm_índice_coluna: Este é o número da coluna na tabela a partir da qual o valor correspondente será retornado. Por exemplo, se for 2, o PROCV retornará o valor da segunda coluna da tabela que corresponde ao valor procurado.
- intervalo_procurado (opcional): Este é um argumento lógico (VERDADEIRO ou FALSO) que define se você deseja que o Excel realize uma busca aproximada ou exata. Se VERDADEIRO (ou omitido), o Excel realizará uma correspondência aproximada. Se FALSO, o Excel realizará uma correspondência exata.
Passo a passo de como usar a função PROCV
Para te mostrar o passo a passo de como criar a função PROCV no Excel, vou usar uma tabela de dados de funcionários que está apresentada no intervalo C3:H23 (para usar essa tabela eu usei o ChatGPT – e aqui te mostro alguns exemplos de uso dessa IA), veja:
Supondo que eu queira encontrar apenas a data de admissão de um funcionário que eu escolher sem precisar ficar procurando na tabela. Para esse caso, criei uma aba auxiliar onde colocaremos essa informação usando o PROCV na célula D4:
Deixa eu te mostrar o passo a passo:
1 – Selecione a célula D4
2 – Comece digitando o sinal de igual (=) sinalizando para o Excel que criará uma fórmula ali
=
3 – Escreva “PROCV” e abra parênteses
=PROCV(
4 – Agora colocaremos os argumentos, o primeiro é o valor procurado C4 (célula com o nome)
=PROCV(C4
5 – Digitamos ; e inserimos a tabela em que vamos procurar a data de admissão PROCV!C4:H23 (repare que PROCV! é o nome da aba – cuidado para não se confundir aqui)
=PROCV(C4;PROCV!C4:H23
6 – Mais um ; e agora colocamos em qual coluna vamos buscar o valor, que é a coluna 6
=PROCV(C4;PROCV!C4:H23;6
7 – e para fechar, mais um ; seguido do termo FALSO e fechamos parentêses. A fórmula final usada é essa aqui:
=PROCV(C4;PROCV!C4:H23;6;FALSO)
Limitação 1 do PROCV no Excel
Você deve ter reparado que usamos um número fixo para o terceiro argumento (núm_índice_coluna). Isso significa que se a gente precisasse que essa função fosse dinâmica, teríamos problemas, pois, ao arrastar ela pro lado ou mover, ela continuaria pegando dados da coluna que escolhemos, sem variar.
Como fazer o PROCV ficar dinâmico
Se quiser, ao invés de colocar um número fixo no núm_índice_coluna é possível fazer uma referência para uma célula e, a partir daí, criar um intervalo ou preenchimento que seja dinâmico.
Por exemplo, no nosso caso, eu coloquei o número 6, mas ao invés disso poderia colocar o número 6 na célula H2 e o 5 na G2 e o 4 na F2 e assim em diante para que ao arrastar eu conseguisse o efeito dinâmico que tanto quero.
Limitação 2 da função PROCV
A segunda limitação principal da função PROCV é que ela só pode procurar valores em uma única coluna e retornar um resultado correspondente em outra coluna na mesma linha.
Ou seja, ela não é capaz de procurar valores em várias colunas simultaneamente ou retornar resultados que correspondam a múltiplas condições. Para esse caso, eu tenho uma alternativa que pode te ajudar (basta ver mais abaixo no próximo tópico do texto)
Como fazer PROCV com duas condições
Então vamos ver como superar uma dessas limitações. Vamos supor que ao invés do nome do funcionário (que costuma ser um valor único se for o nome completo), você fosse usar 2 informações diferentes, como o cargo e a área da empresa.
Nesse exemplo já teríamos um problema no argumento de valor buscado, que, por ser um valor único, não pode ser buscado em 2 colunas diferentes. Para esse tipo de situação tenho um “macete”:
1 – Crio uma coluna auxiliar no início da tabela concatenando as colunas que quero usar
2 – Na hora de criar o valor buscado, faço a mesma coisa, concatenando as 2 células onde o valor estaria
Veja:
1 – Coluna auxiliar concatenando valores de 2 colunas desejadas
2 – Concatenação das variáveis de busca gerando 1 única célula com o valor que será procurado
Depois de fazer esses 2 ajustes, já pode usar o PROC com duas condições. Um único detalhe essencial é que a união dessas 2 condições devem fazer obrigatoriamente um valor único na sua busca, pois se não fizer, você só encontrará um valor da tabela e não todos.
Conclusão e Alternativas
Outra limitação é que a função PROCV é sensível a erros de digitação, portanto, se houver diferenças sutis entre os valores de pesquisa, o resultado pode ser afetado. E eu já vi muito cliente meu caindo nesse erro com bases de dados exportadas que tinham valor com um espaço a mais no final gerando erro.
Mas em resumo, a função PROCV é uma ferramenta útil para procurar e recuperar informações específicas em uma planilha do Excel.
É importante estar ciente dessas limitações ao utilizar a função PROCV e considerar outras opções caso seja necessário realizar buscas mais complexas ou com múltiplas condições. Outras funções interessantes são as prórpias variações do PROCV (PROCH ou PROCX), a DESLOC (normalmente usada com CORRESP) ou a ÍNDICE.
