Se você quer organizar os dados da sua empresa em um dashboard gerencial, pode usar o Excel para desenvolver essa planilha.
Neste post, vou te mostrar como criar um dashboard gerencial com os principais indicadores (KPIs) no Excel do zero, para você entender o desempenho geral da sua organização de forma clara e visual.
O que é um dashboard gerencial
Um dashboard gerencial no Excel é uma ferramenta de gestão que consolida todos os principais indicadores da sua organização em uma única tela.
Veja um exemplo de uma das ferramentas que temos disponível na nossa loja, o Dashboard Gerencial em Excel:
Veja que esse dashboard tem algumas características:
- Foi criado para visualização em uma única tela
- Apresenta os principais indicadores da planilha
- Apresenta um comparativo do resultado com as metas nos gráficos
- É dinâmico e se atualiza de acordo com o preenchimento das tabelas de controle
- Tem gráficos que consolidam os dados ao longo do tempo de maneira visual
Ou seja, ele permite que empresários, empreendedores, donos de empresas, gestores ou analistas acompanhem e monitorem os resultados da empresa de forma rápida e eficiente.
O que um dashboard gerencial precisa ter
Eu não gosto de ser presunçoso a ponto de falar exatamente o que o seu dashboard gerencial precisa ter, mas se você quer criar um painel de desempenho deve ter um padrão mínimo de qualidade e de informações que vão te auxiliar na tomada de decisão.
Abaixo, detalhei os indicadores que eu acredito que um bom dashboard gerencial deve possuir:
- Receitas
- Custo
- Margem de Contribuição
- Despesas Operacionais
- Despesas com Marketing
- Resultado
- Leads Gerados
- Quantidade de Vendas
- Taxa de Conversão
- Ticket Médio
- Custo de Aquisição de Clientes (CAC)
- Retorno sobre o Investimento (ROI)
- Pesquisa de Satisfação com Clientes
Eu falo um pouco mais desses 13 indicadores que considero mais relevantes nesse post. Ao incluir esses elementos em um dashboard gerencial, os gestores terão uma visão completa do negócio, o que facilita a tomada de decisões assertivas e a otimização dos resultados financeiros.
Como fazer um dashboard gerencial no Excel do zero
Se você leu o meu livro (Super guia de como criar dashboards incríveis no Excel), sabe que o principal método que eu uso para desenvolver qualquer dashboard é o IBARD:
Para chegar em no melhor desenho e resultado de um dashboard, sigo esses 5 passos:
- Indicadores
- Base de Dados
- Auxiliares
- Rascunho
- Dashboard
Deixa eu te mostrar como chegar nesse mesmo resultado usando como exemplo o principal painel de desempenho da Planilha de Dashboard Gerencial em Excel:
1 – Indicadores
Acabei de mencionar acima os 13 indicadores que considero mais relevantes para um dashboard gerencial.
Se a sua empresa tiver outras necessidades, não deixe de fazer mudanças para que você tenha exatamente os indicadores que são relevantes para o seu negócio.
2 – Base de Dados
Para chegar no resultado desses indicadores, organizei duas tabelas de controle idênticas com um campo (célula) para cada indicador para cada mês do ano. Veja abaixo o exemplo da tabela de metas (a de resultados é idêntica, apenas serve para marcarmos os resultados reais que serão comparados com as metas):
Em alguns momentos, pode ser que você já tenha uma base de dados e precise pensar nos indicadores a partir dela. Nesse caso específico, invertemos a ordem e começamos pela organização da base de dados para depois pensar em quais KPIs serão usados.
3 – Auxiliares
Como temos duas tabelas idênticas em abas diferentes, uma das tabeças auxiliares que eu resolvi fazer foi o relatório comparativo, mostrando mês a mês a diferença entre a meta e o resultado:
Além dessa, criei um relatório de análise mensal (onde depois de escolher um mês, vejo o comparativo entre a meta e o resultado para cada indicador traçado):
4 – Rascunho
Agora que eu já sei quais indicadores quero usar e também tenho os relatórios e fórmulas auxiliares prontos, posso passar para o dashboard.
Muitas vezes fazer o rascunho é um jogo de tentativa e erro, mas nesse caso o mais importante é ter uma harmonia dos indicadores (por isso mesmo eu optei por gerar uma matriz 3×4 que vou mostrar no próximo tópico).
5 – Dashboard
Após o rascunho é só desenvolver os gráficos e referências necessários. Esse foi o meu resultado do dashboard gerencial:
Abaixo vou te mostrar um exemplo dessa planilha preenchida e algumas análises que poderiam ser feitas.
Como analisar os 2 painéis da planilha dashboard gerencial em Excel
Na nossa planilha de dashboard gerencial, criei 2 painéis de desempenho específcos:
- Geral
- Mensal
Dessa forma é possível fazer análises globais para o ano todo ou específicas para um mês selecionado.
Dashboard Gerencial – Geral
Esse é o dashboard principal da planilha. Nele eu coloquei os principais indicadores para o ano e gerei gráficos para uma análise mês a mês comparativa com os resultados (nas colunas) e as metas (que estão nas linhas).
Algumas análises possíveis:
- A maioria dos indicadores mostra uma tendência de crescimento – isso vale tanto para receitas como para despesas e investimentos
- Um ponto positivo é que as receitas tem maior crescimento proporcional que as despesas, garantindo margem de contribuição e resultado positivos e crescentes em quase todos os meses
- Leads gerados e vendas também tem tendência de crescimento
- Importante entender porque Maio teve taxa de conversão abaixo da meta – se por um problema específico já solucionado ou algo mais genérico
- Tivemos Fevereiro como um mês com ROI baixo e CAC elevado, indicando maior investimento e menor retorno
- Satisfação de clientes está acima da meta no geral e só apresentou resultado realmente baixo em Janeiro
Dashboard Gerencial – Mensal
O segundo dashboard da planilha é uma análise mensal. Nesse teremos o elemento da caixa de combinação (campo com lista para selecionar o mês).
Após selecionar o mês você terá uma visão dos indicadores específicos daquele mês, o que pode gerar uma série de outros insights e análises.
Tutorial de Uso do Dashboard Gerencial
Planilha: Dashboard Gerencial
Espero que com esse passo a passo você consiga montar o seu dashboard gerencial. No final das contas, você deve alterar os indicadores, gráficos e estrutura para a realidade da sua empresa.
Se você não tiver uma estrutura montada ainda, sugiro que você adquira o Dashboard Gerencial que temos disponível aqui no Dashboard Academy e poupe horas de trabalho com uma planilha 100% editável que vai te permitir uma análise completa da sua empresa.
E se você quiser uma mãozinha para construir o seu próprio dashboard, você pode solicitar um orçamento aqui (clicando nesse link). Na página que se abrir, preencha o formulário com:
- Nome
- Objetivo da planilha
- Resultados desejados
- Arquivo modelo (que você já usa e quer melhorar)
