Se você quer criar dashboards, um recurso que você precisa conhecer é a validação de dados no Excel.
Nesse artigo eu vou te mostrar exatamente os diferentes tipos de validação de dados que você pode usar, a principal forma que eu mais uso, alguns exemplos e também duas aplicações avançadas dessa funcionalidade.
O que é a validação de dados no Excel
Como o próprio nome já diz, a validação de dados no Excel é um recurso que valida a informação que vai ser inserida em uma célula de acordo com alguma regra que você vai criar.
Com isso, ela permite restringir as entradas de dados em uma célula ou intervalo de células, garantindo que apenas valores permitidos sejam inseridos.
Onde encontrar as ferramentas de dados
Para usar a validação de dados você precisa ir na guia DADOS do Excel e escolher a opção VALIDAÇÃO DE DADOS dentro do grupo FERRAMENTAS DE DADOS, conforme mostro abaixo:
Opções de uso
Esses valores podem ser escolhidos a partir de uma lista pré-definida, uma faixa de valores ou uma fórmula personalizada. Basta você escolher dentre as opções apresentadas:
- Número inteiro
- Decimal
- Lista
- Data
- Hora
- Comprimento do texto
- Personalizado
Por exemplo, você pode usar a validação de dados para criar uma lista suspensa que permita ao usuário selecionar apenas um dos itens da lista ou limitar a entrada de valores em uma célula para um intervalo específico, como datas dentro de um determinado mês ou ano. Mais a frente vou te mostrar alguns exemplos.
Porque usar a validação de dados?
Talvez o termo que mais me venha a mente quando penso na validação de dados é a padronização das informações da planilha. Esse é um dos pilares fundamentais do método Tríade dos Dashboards e vai te ajudar a não ter erros na sua base de dados.
Por isso, acredito que a validação de dados no Excel é uma ferramenta muito útil por várias razões:
- Evita erros de digitação: Ao restringir as entradas de dados em uma célula ou intervalo de células, a validação de dados ajuda a prevenir erros de digitação, que podem causar problemas na análise e processamento dos dados.
- Garante consistência dos dados: Ao permitir apenas valores permitidos, a validação de dados ajuda a garantir que os dados em uma planilha sejam consistentes e precisos.
- Facilita a entrada de dados: Ao criar listas suspensas ou outras opções pré-definidas, a validação de dados pode tornar a entrada de dados mais fácil e rápida, especialmente para usuários que não estão familiarizados com a planilha.
- Ajuda na análise de dados: Ao garantir a precisão e consistência dos dados, a validação de dados pode tornar a análise dos dados mais fácil e precisa.
Em resumo, a validação de dados pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar a qualidade dos dados em uma planilha e facilitar a análise dos dados dos seus dashboards.
Principal aplicação da validação de dados
No meu dia a dia a principal forma que eu uso é a validação de dados de lista. Essa é a aplicação dessa funcionalidade que cria uma lista suspensa na célula.
Veja um exemplo do dashboard de vendas, que usa validação de dados em algumas colunas da aba de controle de vendas. Abaixo te mostro a lista de vendedores:
Para ter essa lista funcionando, o ideal é que ela esteja registrada em algum lugar, por isso eu costumo criar abas de CADASTRO, como essa que eu mostro abaixo, assim, ao usar a validação de dados de lista, eu apenas faço a referência para o intervalo em questão:
Essa lógica é essencial para você criar dashboards consistentes e é usada por 2 pilares da Tríade dos Dashboards (o de cadastro e o de controle).
Passo a passo de como fazer a validação de dados:
Então deixa eu te mostrar na prática o passo a passo exato para você começar a usar a validação de dados no Excel, uma das funcionalidades que uso e são importantes para a Tríade dos Dashboards:
Passo 1 – Selecione o intervalo de dados para inserir a validação de dados
Passo 2 – Vá no menu DADOS, no grupo FERRAMENTAS DE DADOS e clique em VALIDAÇÃO DE DADOS
Passo 3 – Escolha o tipo de validação que quer usar. Nesse caso, escolhi a opção de lista
Passo 4 – Defina o que vai aparecer na lista. Se quiser pode escrever e separar os itens com ponto e vírgula ou escolher uma referência. No exemplo, defini os itens Receita ou Despesa
Passo 5 – Agora basta usar sua validação de dados na tabela desejada
E o mais importante, se escrever errado sem querer, a validação não deixa que o termo errado seja inserido na tabela
Outras aplicações da validação de dados no Excel
Agora que você já aprendeu o principal uso da validação de dados, vale a pena eu te mostrar outras 3 aplicações dessa funcionalidade que vão te ajudar a melhorar a usabilidade da sua planilha.
- Definição do tipo de dado de entrada
- Mensagem de entrada
- Alerta de erro
Essas aplicações são especialmente interessantes se você tiver uma planilha que será usada por outras pessoas. Deixa eu te explicar cada uma delas.
Definição do tipo de dado de entrada
Essa é a principal funcionalidade da validação de dados. Basicamente você restringe o que pode ser adicionado em uma célula. As possibilidades são:
- Número inteiro
- Decimal
- Lista
- Data
- Hora
- Comprimento de Texto
- Personalizado
Usar esse tipo de restrição evita erros de preenchimento por desatenção. Por exemplo, se você tem uma planilha para calcular vendas. Uma venda precisa ser um número inteiro, dado que é impossível fazer uma meia venda. Então nesse caso, a escolha apropriada seria do número inteiro.
Da mesma forma, planilhas de banco de horas pode restringir os dados para hora e assim sucessivamente de acordo com o tipo de dado de interesse.
Mensagem de entrada
Essa é uma maneira de fazer com que quem vai preencher a planilha receba uma informação ao selecionar a célula com validação.
No nosso caso, coloquei um título chamando a atenção para a obrigatoriedade de preencher o campo com Receita ou Despesa. Para inserir essa mensagem de entrada, basta selecionar a guia MENSAGEM DE ENTRADA na janela de validação de dados e preencher adequadamente.
Alerta de erro
Caso você não goste da mensagem padrão de erro, que é genérica e quer dar um pouco mais de informações para o usuário, pode definir uma mensagem de erro padronizada como coloquei abaixo.
Mais uma vez, para fazer esse uso, basta ir na janela de VALIDAÇÃO DE DADOS e escolher a guia de ALERTA DE ERRO. Lá você pode selecionar o ícone usado e definir qual mensagem será entregue quando um erro for feito na célula com validação.
Uso avançado da validação de dados de lista suspensa
Ainda existem duas maneiras de usar a validação de dados de lista, fazendo com que você tenha novas possibilidades que são:
- Validação de dados em cascata com INDIRETO
- Validação de dados com intervalos nomeados
Como são dois casos complexos, vou explicar de forma breve aqui e, se você quiser entender completamente basta me pedir nos comentários que eu crio um post específico para cada um desses usos.
Validação de dados em cascata com INDIRETO
A ideia aqui é ter uma lista dinâmica, que se altera de acordo com o valor de uma outra célula.
Vou usar um exemplo onde eu tenho uma lista de contas de receitas e outra lista de contas de despesas. A ideia é ter uma lista dinâmica puxando as contas de forma automática de acordo com o valor de uma primeira célula.
No vídeo abaixo mostro exatamente como fazer esse passo a passo:
Validação de dados com intervalos nomeados
Nesse caso, usaremos um intervalo nomeado na hora de adicionar o intervalo. Então ao invés de digitar “Venda de Produto 1;Venda de Produto 2;Venda de Serviço 1;Venda de Serviço 2;Venda de Cursos;Receita Financeira;outra Receitas” eu iria escrever “=Receita” (supondo que eu criei o intervalo nomeado Receita) e, a célula mostraria a lista das contas de receita.
