Se você está pensando em desenvolver um dashboard de vendas, recomendo que use o Excel para fazer isso, pois além de ser uma ferramenta de fácil acesso, ele te dá inúmeras possibilidades de personalização da sua planilha.
Neste post, vou te mostrar como criar um dashboard de vendas no Excel do zero, para que você possa acompanhar o desempenho do seu time comercial, vendedores, vendas e CRM de forma eficiente.
O que é um dashboard de vendas
Um dashboard de vendas é uma ferramenta de visualização de dados que permite acompanhar e analisar o desempenho das vendas de uma empresa.
Essa ferramenta apresenta informações em tempo real e de forma visualmente atrativa, como gráficos e tabelas, que facilitam a interpretação dos dados pelos usuários. Com um dashboard de vendas, é possível verificar a evolução das vendas ao longo do tempo, identificar as melhores e piores performances de vendedores, analisar quais são os melhores setores de mercado ou regiões atendidos e muito mais.
Veja um exemplo de uma das ferramentas que temos disponível na nossa loja, o Dashboard de Vendas em Excel:
Veja que esse dashboard tem algumas características:
- Foi criado para visualização em uma única tela
- Apresenta os principais indicadores da planilha (vendas, valores vendidos, ticket médio e conversão)
- Apresenta um comparativo do resultado dos indicadores com as metas traçadas
- É dinâmico e se atualiza de acordo com o preenchimento das tabelas de controle
- Tem gráficos que consolidam os dados ao longo do tempo de maneira visual
Ou seja, ele permite que empresários, gestores ou analistas comerciais e de vendas acompanhem e monitorem a performance de vendas de uma empresa ou área de forma rápida e eficiente.
Os benefícios de usar uma planilha em Excel que tenha os seus dashboards de vendas
Dentre os benefícios de se utilizar um dashboard de vendas em Excel como esse que eu te mostrei, destacam-se:
- Acesso rápido a informações: Um dashboard bem estruturado permite que os gestores acessem informações comerciais de forma rápida e prática, sem precisar consultar múltiplos relatórios, tabelas ou planilhas diferentes.
- Melhoria na tomada de decisões: Com um panorama claro da performance de vendas da empresa, os tomadores de decisão podem identificar oportunidades e riscos, tomando medidas assertivas para otimizar os resultados comerciais.
- Acompanhamento de metas e objetivos: Um dashboard de vendas possibilita o monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs) relacionados aos objetivos comerciais da empresa, auxiliando na avaliação do progresso e no ajuste de estratégias quando necessário.
- Detecção de problemas e oportunidades: A visualização de dados facilita a identificação de tendências e padrões, permitindo que os gestores detectem problemas e explorem oportunidades de crescimento e melhoria de processos.
Em resumo, um dashboard de vendas é uma ferramenta essencial para a gestão comercial eficiente de uma empresa, pois simplifica a análise de dados e auxilia na tomada de decisões estratégicas.
Mais abaixo vou te mostrar alguns exemplos de análises possíveis com o uso da planilha que acabei de te apresentar.
O que um dashboard de vendas precisa ter
Cada empresa tem uma realidade, então eu não posso afirmar exatamente o que você deve colocar no seu dashboard de vendas, mas consigo pensar em alguns itens que acredito serem essenciais:
- Indicadores mais relevantes (quantidade de vendas, valores vendidos, ticket médio, conversão)
- Metas (dos mesmos indicadores)
- Comparativo entre resultado e metas
- Análise de vendedores
- Análise segmentada (indústria, região, tipo de indicação, etc)
- Gráficos
- Interatividade
Ao incluir pelo menos esses elementos em um dashboard de vendas você terá uma visão da performance comercial do seu negócio.
Como fazer um dashboard de vendas no Excel do zero
Se você leu o meu livro (Super guia de como criar dashboards incríveis no Excel), sabe que o principal método que eu uso para desenvolver qualquer dashboard é o IBARD:
Para chegar em no melhor desenho e resultado de um dashboard, sempre sigo esses 5 passos:
- Indicadores
- Base de Dados
- Auxiliares
- Rascunho
- Dashboard
Deixa eu te mostrar como chegar nesse mesmo resultado usando como exemplo o principal painel de desempenho da planilha Dashboard de Vendas em Excel.
1 – Indicadores
Os principais indicadores de vendas que escolhi para a planilha são:
- Quantidade de vendas
- Valores vendidos
- Ticket médio
- Negociações abertas
- Negociações ganhas
- Negociações perdidas
- Taxa de conversão
- Meta de quantidade de vendas
- Meta de valores vendidos
- Meta de ticket médio
- Meta de taxa de conversão
- Valores vendidos por vendedor
- Taxa de conversão por vendedor
- Meta para vendedores
- Valores vendidos e vendas por indústria
- Valores vendidos e vendas por região
- Valores vendidos e vendas por tipo de indicação
Como você pode ver, são muitos indicadores a se acompanhar, mas com uma estrutura de planilha objetiva e seguindo o meu método da Tríade dos Dashboards, é possível consolidá-los em poucos dashboards.
2 – Base de Dados
Para chegar nesse resultado, basicamente criei algumas abas de Registro de informações:
- Cadastro de Vendedores
- Cadastro Geral (com listas para áreas, regiões, indústria e tipo de indicação)
- Cadastro de Clientes (imagem abaixo)
E depois, criei a base de dados de preenchimento, que serve para fazer o Controle de dados cotidianamente:
Caso você já tenha uma base de dados pronta, a ordem dos 2 passos iniciais do IBARD se invertem, já que os indicadores partem de um conjunto de dados conhecidos.
3 – Auxiliares
Veja na imagem acima que a partir da coluna J já temos colunas auxiliares, que buscam alguns valores da parte de Registro da planilha e servem para alimentar os relatórios e dashboards.
Além dessas colunas, criei 4 relatórios auxiliares que vão servir para os indicadores e gráficos nos dashboards. Veja um dos relatórios, o de análise de vendedores:
Com ele consigo analisar:
- Melhores e piores vendedores em valores vendidos
- Melhores e piores vendedores em taxa de conversão
- Vendedores acima ou abaixo da meta
- E outras comparações
4 – Rascunho
Com os indicadores e relatórios auxiliares prontos, podemos passar para o dashboard em si. Esse é um momento de fazer tentativas até conseguir organizar todas as principais informações com um mesmo objetivo em uma única tela.
Você pode criar mais dashboards, até recomendo que seja feito mais do que um, para não ter apenas um painel totalmente entulhado de informações. No nosso caso, do dashboard de vendas em Excel, esse foi o resultado do meu rascunho final para o dashboard de vendas geral:
5 – Dashboard
Agora é só ir montando o seu dashboard final criando as fórmulas de referência necessárias e os gráficos. Eu aconselho o uso de cores correlatas entre indicadores e gráficos. Abaixo vou te mostrar um exemplo dessa planilha preenchida e algumas análises que poderiam ser feitas.
Como analisar os 3 painéis da planilha dashboard de vendas em Excel
Na nossa planilha, foram criados 3 dashboards, cada um com um foco específico:
- Geral
- Mensal
- Com segmentação de dados
Dashboard de Vendas Geral
Esse é o dashboard principal da planilha. Veja que consegui pegar os 4 indicadores que considero mais relevantes para o ano (vendas, valores vendidos, ticket médio e taxa de conversão), fiz a análise deles mensal em comparação com metas nos gráficos de colunas e um comparativo entre os top 5 de análises específicas como dos vendedores, indústria, região ou tipo de indicação.
Algumas análises possíveis:
- A empresa está acima da meta para o ano em 3 dos 4 principais indicadores. Em vendas ficou ligeiramente abaixo, o que não é um problema
- Abril foi o pior mês do ano, com resultados abaixo da meta na maioria dos indicadores e Junho foi o melhor mês com resultado extremamente positivo e acima da meta
- Os melhores vendedores são o Paulo e Carlos e os melhores setores de mercado (indústria) são os de energia e educação
- A maior parte das receitas está concentrada nas regiões Norte e Centro-Oeste e os tipos de indicação principais são os de pesquisa no Google e propaganda na rádio
Dashboard de Vendas Mensal
O segundo dashboard da planilha de vendas é uma análise mensal. Nesse teremos o elemento da caixa de combinação (campo com lista para selecionar o mês).
Após selecionar o mês você terá uma visão dos indicadores específicos daquele mês, o que pode gerar uma série de outros insights e análises.
Algumas análises possíveis:
- Todas as metas foram superadas (como mencionado no dashboard geral, esse foi disparado o melhor mês do ano)
- O ticket médio de negociações perdidas está menor do que o TM de negociações ganhas, o que pode indicar que o problema de não fechamento não é o preço. É necessário analisar mais.
- Houve uma queda da taxa de conversão do mês anterior para esse. Apesar de pequena, vale acompanhar para saber se é ou não uma tendência ou apenas pontual.
Dashboard de Análise com Segmentação de Dados
Esse dashboard conta com uma funcionalidade do Excel muito legal que é a segmentação de dados, que basicamente faz filtros na base de dados que são refletidos aqui nos resultados de acordo com as escolhas em cada uma dessas “caixas”:
Nesse caso, como as análises são muito dinâmicas, não vou fazer aqui, mas na lógica com a planilha, você poderia ir filtrando para entender dados bem específicos.
Um exemplo seria marcar apenas as indústrias de energia e educação (que no exemplo são as melhores) e ver quais vendedores estão atuando nesse mercado. Havendo necessidade, poderia marcar depois disso cada vendedor individualmente para comparar seus resultados e assim em diante.
Tutorial de Uso do Dashboard de Vendas
Planilha: Dashboard de Vendas
Espero que com esse passo a passo você consiga montar o seu dashboard de vendas. No final das contas, você deve alterar os indicadores, gráficos e estrutura para a realidade da sua empresa.
Caso ainda não tenha uma planilha, sugiro que você adquira o Dashboard de Vendas e poupe horas de trabalho com uma planilha 100% editável que vai te permitir uma análise completa da sua área comercial.
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- Nome
- Objetivo da planilha
- Resultados desejados
- Arquivo modelo (que você já usa e quer melhorar)
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