Vou te mostrar como usar a formatação de número personalizada para controlar prazos de projetos de forma automática no Excel, chegando a esse resultado aqui:
Com algumas técnicas simples, é possível criar uma tabela ou dashboard que permite acompanhar automaticamente o prazo de cada projeto, e ainda identificar quais estão atrasados e quanto tempo falta para o término.
Para isso, é preciso conhecer a formatação personalizada de números no Excel, que permite criar fórmulas e aplicar formatações específicas para cada célula da tabela.
Neste artigo, vou te mostrar como criar uma tabela no Excel para gerenciar prazos de projetos, utilizando a formatação personalizada de números para calcular automaticamente a diferença entre o prazo estipulado e a data atual.
Criação da tabela para controle dos prazos
O primeiro passo é criar a sua tabela de controle de prazos. Para simplificar o nosso exemplo eu criei uma tabela com 3 colunas: Projeto, Prazo, Tempo para Finalizar.
Conforme você vai preenchendo a planilha com o nome dos seus projetos e seus respectivos prazos, é possível criar uma fórmula para calcular o tempo que resta (ou que já passou) para finalizar.
É nessa terceira coluna, onde temos um dos KPIs mais importantes para acompanhamento de cronograma de projetos, que vamos aplicar a formatação de número personalizada que vai permitir uma análise rápida e automática de todos os projetos que estão sendo gerenciados.
Fórmula no Excel para calcular a diferença entre o prazo e o dia atual
Para fazer o cálculo do tempo para finalizar o projeto vamos usar a data com o prazo do fim do projeto e subtrair do dia atual usando a fórmula HOJE.
No nosso exemplo para chegar nesse resultado para o projeto 1, inseri a seguinte fórmula na célula E4:
=D4-HOJE()
A fórmula HOJE() retorna para você o dia atual e com o cálculo que coloquei na planilha teremos o resultado ################.
Isso ocorre porque o Excel não aceita datas negativas e temos que mudar a formatação de número da célula para GERAL:
Ao fazer isso, temos o resultado de -82, ou seja, o Projeto 1 está 82 dias atrasados. Basta arrastar a fórmula para baixo que você terá facilmente o resultado para toda a tabela.
O único problema é que não é tão intuitivo ler um resultado negativo como atraso e, por isso, vamos criar uma formatação de número personalizada que vai automatizar a forma como esse resultado vai aparecer.
O meu objetivo é que ele me informe de maneira escrita e automática o texto “dias atrasados” ou “dias até o fim do projeto” de acordo com o resultado e isso será feito criando uma formatação de número personalizada. Deixa eu te mostrar como.
Formatação de número personalizada
Basta selecionar a célula que você quer aplicar a formatação de número personalizada. Agora é só ir na PÁGINA INICIAL, clicar na setinha com mais opções de formatação de número e selecionar “Mais formatos de número”
Na janela que se abrir, você vai selecionar PERSONALIZADO e adicionar o texto abaixo no campo Tipo:
Geral” dias até o fim do projeto”;Geral” dias atrasados”;” Prazo se encerra hoje”
Agora, basta arrastar a formatação com alça de preenchimento para baixo até o último projeto da sua tabela:
Formatação Condicional para tornar o resultado mais visual
Para fechar a organização da sua tabela no Excel, faz sentido criar uma formatação condicional para deixar o resultado mais visual e prático de ser analisado.
Para isso, basta selecionar todas as células que tem a formatação de número personalizada e seguir esse passo a passo:
- Ir em PÁGINA INICIAL
- Clicar em FORMATAÇÃO CONDICIONAL
- Escolher a opção REGRAS DE REALCE DAS CÉLULAS
- Escolher a opção É MAIOR DO QUE
- Na janela que se abrir, escrever 0 no campo e na lista selecionar a opção VERDE
- Apertar OK
Repita esse processo mais duas vezes:
- em uma escolha a opção É MENOR DO QUE com a opção VERMELHA
- e na outra, selecione É IGUAL A com a opção AMARELA
Se tiver interesse que eu explique o passo a passo detalhado com imagens de como fazer formatação condicional basta me pedir aqui nos comentários.
Passo a passo em vídeo para fazer a Formatação de Número Personalizada
Se você é uma pessoa mais visual e prefere um vídeo, gravei essa dica no YouTube, basta clicar abaixo para assistir:
Caso precise de uma ajuda para desenvolver a sua ferramenta de forma customizada, recomendo que leia esse artigo onde explico os 4 principais benefícios de fazer planilhas personalizadas.
